Miksi tieteellisiä tapahtumia kannattaa järjestää kesäsesongin ulkopuolella?
Tieteelliset konferenssit ja kongressit suunnitellaan usein kesäkaudelle, joka on tieteellisten tapahtumien perinteinen sesonki ja sopii akateemisen lukuvuoden rytmiin.
Moni ei kuitenkaan tule ajatelleeksi, millaisia etuja tapahtuman sijoittaminen syksylle, talvelle tai keväälle voi tuoda. Tapahtumien järjestäminen sesongin ulkopuolella tuo nimittäin etuja sekä järjestäjille että osallistujille – ja parempia edellytyksiä houkutella enemmän osallistujia.
Nordic Geological Winter Meeting 2026 (NGWM 2026) on erinomainen esimerkki sesongin ulkopuolisen vuodenajan kääntämisestä tapahtuman eduksi.
Suomen Geologisen Seuran järjestämä NGWM 2026 kokoaa Turussa 13.–15. tammikuuta yhteen geotieteiden asiantuntijat, tutkijat ja opiskelijat ympäri Pohjoismaita ja Eurooppaa. Me Certia Eventsillä olemme mukana järjestelyissä muun muassa taloushallinnon, tapahtumailmeen, verkkosivujen ja ilmoittautumispalveluiden tuottamisessa sekä abstraktien vastaanotossa. Tapahtuma tarjoaa huippuluokan ohjelman, kansainvälisiä puhujia ja verkostoitumismahdollisuuksia, jotka edistävät tieteen ja tutkimuksen yhteistyötä.
Talviajankohta ei ole sattumaa – se tuo konkreettisia hyötyjä sekä järjestäjille että osallistujille. Miksi siis sijoittaa tapahtuma esimerkiksi talvelle, kuten NGWM 2026?
Kolme hyvää syytä järjestää tapahtumia ympäri vuoden:
Enemmän vaihtoehtoja, enemmän mahdollisuuksia – voit räätälöidä tapahtumasi vapaammin
Sesongin ulkopuolella tapahtuman järjestäjällä on käytettävissään huomattavasti enemmän vaihtoehtoja. Suositut tapahtumatilat, tekniset palvelut ja catering-ratkaisut ovat paremmin saatavilla, ja kokonaisuus on helpompi räätälöidä juuri tapahtuman tarpeisiin.
Tämä tarkoittaa käytännössä:
- enemmän valinnanvaraa tapahtumapaikan ja aikataulujen suhteen
- joustavampia ratkaisuja ohjelmaan, tilankäyttöön ja palveluihin
- parempia mahdollisuuksia rakentaa tapahtumasta juuri halutunlainen
Kun järjestelyissä on enemmän liikkumavaraa, voit kohdistaa resursseja siihen, mikä tuo tapahtumalle eniten arvoa – esimerkiksi sisältöön, ohjelman laatuun ja osallistujakokemukseen. Me Certia Eventsillä tuemme tätä kokonaisvaltaisella budjetinhallinnalla ja toimittajayhteistyöllä, jotta tapahtuman toteutus on sujuvaa alusta loppuun.
Tutustu palveluihimmeOsallistujille edullisemmat matka- ja majoituskustannukset – osallistuminen on taloudellisesti saavutettavampaa
Sesongin kiertäminen säästää myös osallistujien budjettia, kun kesälomakausi ei ole nostamassa matka- ja majoituskuluja. Tämä tekee tapahtumaasi osallistumisesta taloudellisesti saavutettavampaa, ja saattaa olla ratkaiseva tekijä siinä, osallistuuko potentiaalinen osallistuja tapahtumaasi vai ei. Me Certia Eventsillä autamme lisäksi sinua konferenssijärjestäjänä varaamaan hotellihuonekiintiöitä erikoishintaan.
Vähemmän kilpailua osallistujien ajasta – ja parempi mahdollisuus erottua
Syksyllä, talvella ja keväällä kilpailu tapahtumaosallistujista on huomattavasti pienempää kuin kesän sesonkiaikana. Kesällä kilpailet muiden samanaikaisesti järjestettävien konferenssien lisäksi myös osallistujien yksityisten kesäsuunnitelmien kanssa: matkat, konsertit, juhlat ja muut tilaisuudet. Lista on loputon.
Kun ajoitat konferenssin sesongin ulkopuolelle:
- Kasvatat mahdollisuutta, että osallistujat valitsevat juuri sinun tapahtumasi
- Vältät päällekkäisyydet muiden suurten konferenssien kanssa
- Puhujien rekrytointi helpottuu
Tarvitsetko apua tapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa?
Me Certia Eventsillä autamme sinua koko prosessin ajan – budjetista ja ohjelmasuunnittelusta logistiikkaan, osallistujien hallintaan ja paikan päällä toteutukseen.
Suunnitellaan yhdessä seuraava menestystapahtumasi!
Ota yhteyttä
