Varför lönar det sig att ordna vetenskapliga evenemang utanför sommarens högsäsong?
Vetenskapliga konferenser och kongresser planeras ofta till sommaren, vilket är den traditionella högsäsongen för vetenskapliga evenemang, och passar ofta det akademiska läsårets rytm.
Vad många dock inte kommer att tänka på, är de stora fördelar som kommer med att man väljer att ordna sitt evenemang på hösten, vintern eller våren. Lågsäsong gynnar nämligen både arrangörer och deltagare – och ger bättre förutsättningar för att locka fler deltagare.
Nordic Geological Winter Meeting 2026 (NGWM 2026) är ett utmärkt exempel på hur man kan vända lågsäsongen till ens fördel. NGWM 2026, som ordnas i Åbo den 13–15 januari av Geologiska Sällskapet i Finland, samlar geovetenskapliga experter, forskare och studerande från hela Norden och Europa. Vi på Certia Events ansvarar bland annat för evenemangets ekonomiförvaltning, anmälningstjänst och mottagning av abstrakt, samt producerar evenemangets visuella profil och webbsidor. Evenemanget erbjuder ett förstklassigt program, internationella talare och nätverksmöjligheter som främjar samarbete inom vetenskap och forskning.
Vintertidpunkten är ingen slump – den ger konkreta fördelar för både arrangörer och deltagare. Varför ska man då placera ett evenemang exempelvis på vintern, som NGWM 2026?
Tre goda skäl att arrangera evenemang året om:
Fler alternativ, fler möjligheter – skräddarsy ditt evenemang med större frihet
Att ordna ett evenemang utanför högsäsongen ger dig som arrangör betydligt fler alternativ. Tillgängligheten på populära lokaler, tekniska tjänster och cateringlösningar är större, vilket gör det enklare att skräddarsy helheten efter evenemangets behov.
I praktiken innebär detta:
- Större valfrihet när det gäller evenemangslokaler och tidtabeller
- Flexiblare lösningar då det kommer till program, lokalutnyttjande och tjänster
- Bättre möjligheter att skapa ett evenemang enligt önskemål
När planeringen ger mer spelrum kan du rikta resurserna till det som skapar mest värde för evenemanget – till exempel innehåll, programkvalitet och deltagarupplevelse. Vi på Certia Events stödjer detta med heltäckande budgethantering och leverantörssamarbete för att säkerställa ett smidigt utförande från början till slut.
Bekanta dig med våra tjänster
Deltagarna får lägre rese- och logikostnader – vilket gör deltagandet mer ekonomiskt tillgängligt
Att välja en annan säsong sparar också deltagarnas budget, då sommarsemestrarna inte driver upp rese- och logikostnaderna. Det innebär samtidigt, att ditt evenemang blir ekonomiskt sett mer tillgängligt, vilket kan ha en avgörande roll för potentiella deltagare i beslutet om att delta eller ej. Vi på Certia Events hjälper dessutom dig som konferensarrangör att boka hotellrumskvoter till specialpris.
Mindre konkurrens om deltagarnas tid – och bättre möjlighet att sticka ut
På hösten, vintern och våren, är konkurrensen om evenemangsdeltagarna betydligt lägre än under sommarens högsäsong. På sommaren konkurrerar du utöver andra, samtidigt infallande konferenser, också om deltagarnas privata sommarplaner; resor, konserter, samt kalas och andra fester. Listan är oändlig.
Genom att lägga tidpunkten för konferensen utanför högsäsongen:
- Ökar chansen att deltagarna väljer just ditt evenemang
- Undviker du krockar med andra stora konferenser
- Det blir enklare att rekrytera talare
Behöver du hjälp i planeringen och genomförandet av ditt evenemang?
Vi på Certia Events hjälper dig genom hela processen – från budget och programplanering till logistik, deltagarhantering och genomförande på plats.
Låt oss tillsammans planera ditt nästa succéevenemang!
Ta kontakt
