Tietosuojaseloste

Certia Events Oy noudattaa henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevia lakeja ja asetuksia, kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Certia Events käsittelee henkilötietoja sellaisista henkilöistä, jotka

• ostavat yhtiöltä palveluja ja osallistuvat konferenssi- ja tapahtumajärjestelyihin
• ovat potentiaalisia asiakkaita
• osallistuvat konferensseihin ja tapahtumiin, joiden käytännön järjestelyistä Certia Events vastaa
• tekevät yhteistyötä Certia Events kanssa
• rekrytoidaan yhtiöön tai ovat yhtiön palveluksessa.

Certia Events käsittelee henkilötietoja voidakseen suorittaa tehtävänsä ammattimaisena kongressin- ja tapahtumanjärjestäjänä.

Certia Events noudattaa henkilötietojen käsittelyssä seuraavia periaatteita:

• Henkilötietojen käsittelylle tulee olla oikeudellinen peruste. Henkilötietoja käsitellään tietosuojamääräysten mukaan, ja rekisteröidyille annetaan riittävät tiedot käsittelystä.
• Henkilötietoja kerätään määrättyihin tarkoituksiin, eikä niitä käsitellä muissa tarkoituksissa.
• Vain kunkin erillisen tarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja kerätään ja käsitellään.
• Henkilötiedot ovat paikkansapitäviä ja ajantasaisia. Virheellisten henkilötietojen poistaminen tai oikaiseminen varmistetaan kaikin kohtuullisin toimin.
• Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen kutakin erillistä tarkoitusta varten. Jos henkilötiedot ovat anonymisoitavissa tai pseudonymisoitavissa, nämä toimet toteutetaan niin pian kuin se on kyseisessä käsittelytarkoituksessa mahdollista.
• Henkilötietoja käsitellään siten, että niiden asianmukainen turvallisuus voidaan varmistaa. Tiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimin asiattomalta tai luvattomalta käsittelyltä sekä häviämiseltä, tuhoamiselta tai vahingoittumiselta.
• Tietosuoja huomioidaan jo palvelujen, prosessien ja järjestelmien suunnitteluvaiheessa.

Kongressin- ja tapahtumanjärjestäjä (Certia Eventsin asiakas) on henkilötietojen rekisterinpitäjä eli omistaja, ja Certia Events on tällöin henkilötietojen käsittelijä, joka toimii rekisterinpitäjän lukuun. Asiakkaan henkilötietojen käsittely perustuu aina Certia Eventsin ja asiakasorganisaation väliseen tietosuojasopimukseen, ja käsittelemme asiakkaan henkilötietoja ainoastaan kyseisen asiakkaan hyödyksi ja vain sopimuksen voimassaoloajan.

Certia Events rajoittaa henkilöstönsä käyttöoikeutta henkilötietoihin. Pääsy henkilötietoihin on rajattu henkilöille, joilla on oikeus käsitellä niitä ja jotka tarvitsevat niitä työssään.

Kongresseja ja tapahtumia koskevia henkilötietoja käsittelee Certia Eventsin henkilöstö. Henkilöstön tietoja käsittelevät Certia Eventsin esimiehet ja johto. Kaikilla työntekijöillä on pääsy yhtiön asiakas- ja sidosryhmärekisteriin. Työntekijöillä on perusteelliset tiedot omaan vastuualueeseensa liittyvästä tietosuojasta.

Certia Events tekee yhteistyötä alihankkijoiden ja palveluntarjoajien kanssa muun muassa kongressi- ja tapahtuma-alalla, taloushallinnossa ja palkanlaskennassa. Lisäksi monet henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytettävät järjestelmät (kuten tietojen säilytys, asiakasrekisteri, Certia Eventsin verkkosivuston ylläpito ja valvonta sekä projektinhallinta) ovat pilvipohjaisia. Valtaosa tallennettavista ja käsiteltävistä tiedoista on sähköisessä muodossa.

Käyttäessämme alihankkijoita ja palveluntarjoajia huolehdimme siitä, että henkilötietojen luottamuksellisuus on turvattu ja tietoja käsitellään muutoinkin lainmukaisesti ja ainoastaan Certia Eventsin lukuun.

Tietoja voidaan luovuttaa, jos lainsäädäntö, tuomioistuimen päätös tai viranomaisen määräys niin edellyttää.

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin niiden käsittelytarkoitus tai lainsäädäntö edellyttää.

Certia Events pyrkii käyttämään liiketoiminnassaan palveluntarjoajia ja palveluja, jotka käsittelevät henkilötietoja EU:ssa ja ETA-alueella. Koska Certia Events tekee kansainvälistä yhteistyötä, yhteistyökumppaneinamme saattaa joissakin tapauksissa olla palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen ulkopuolella. Tällaisessa tapauksessa henkilötietojen siirto ja käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen 45 §:n mukaiseen EU -komission vastaavuuspäätökseen, tai muuhun vastaavaan yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiseen hyväksyttyyn siirtoperusteeseen. Certia Events noudattaa EU:n tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä tietosuojan riittävyyttä ja asianmukaisia suojatoimia koskevia vaatimuksia, jotka koskevat henkilötietojen siirtoa EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisteröidyillä on tietyin henkilötietojen käsittelyperusteita koskevin rajoituksin oikeus

• pyytää tietoja henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin
• vaatia virheellisten tietojen oikaisemista
• vaatia henkilötietojensa poistamista
• peruuttaa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn
• rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
• siirtää henkilötietonsa toiselle rekisterinpitäjälle
• olla joutumatta automaattiseen käsittelyyn perustuvan päätöksen kohteeksi.

Rekisteröidyillä on lisäksi oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Tietosuojakäytäntöämme päivitetään tarvittaessa sen varmistamiseksi, että noudatamme sovellettavaa lainsäädäntöä, tai jos palvelumme tai henkilötietojen käsittelykäytännöt jostakin syystä muuttuvat.

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä tai muita henkilötietoihisi liittyviä asioita, ota meihin yhteyttä verkkosivustoltamme löytyvällä yhteydenottolomakkeella tai sähköpostitse.

Työntekijät voivat tutustua Certia Eventsin tietosuojatietoihin Certia Eventsin sisäisessä pilvipalvelussa. Tietosuojailmoitukset niistä tapahtumista, joissa Certia Events toimii henkilötietojen käsittelijänä, ovat osallistujien saatavilla esimerkiksi tapahtuman ilmoittautumislomakkeessa ja/tai verkkosivustolla.

Yksityisyytesi on Certia Eventsille tärkeää. Haluamme, että koet henkilötietojesi olevan turvassa. Tässä asiakirjassa on kuvattu, miten, miksi ja millä oikeusperusteilla henkilötietojasi käsitellään ja mitä henkilötietoihisi liittyviä oikeuksia sinulla on. Noudatamme henkilötietojesi käsittelyssä aina voimassa olevia lakeja ja asetuksia, kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Rekisterinpitäjä
Certia Events (y-tunnus 2327422-3)
Assistentinkatu 5, 20500 Turku
Puh. 040 565 6716
Sähköposti: events@certia.fi

Yhteyshenkilö
Gunilla Sjöberg
Certia Events (y-tunnus 2327422-3)
Assistentinkatu 5, 20500 Turku
Puh. +358 40 515 1537
Sähköposti: gunilla.sjoberg@certia.fi

Certia Events asiakas- ja sidosryhmärekisteri

Keräämme, tallennamme ja käsittelemme henkilötietoja etukäteen määriteltyihin tarkoituksiin.

Keräämme ja käsittelemme tietoja voidaksemme toimittaa palveluja (sopimusvelvoitteiden mukaan) asiakkaille ja toteuttaa asiakkailta saamamme toimeksiannot. Käsittelemme asiakassuhteiden aikana henkilötietoja ennen kaikkea projektien, laskutuksen ja asiakaspalautteen käsittelyn toteuttamiseksi. Näissä asioissa henkilötietojen ensisijainen käsittelyperuste on sopimusvelvoitteidemme täyttäminen ja oikeutettu etumme.

Käsittelemme henkilötietoja myös osana asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hallintaa sekä markkinoinnissa, viestinnässä ja myyntityössä. Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen oikeusperuste on oikeutettu etumme. Sinulla on kuitenkin milloin tahansa oikeus kieltää sinulle kohdistettu suoramarkkinointi. Suoramarkkinointi voi perustua osittain myös suostumukseesi (esim. uutiskirjeen tilaukseen).

Henkilötietoja käsitellään lisäksi laskutuksessa ja osittain raportoinnissamme. Henkilötietoja saatetaan käsitellä lakisääteisten velvollisuuksien (kuten kirjanpidon tai verotuksen) täyttämiseksi.

Henkilötietoja saatetaan käsitellä myös yhtiön toiminnan kehittämiseksi. Tällöin henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on oikeutettu etumme.

Certia Events käsittelee henkilötietoja kongressin- ja tapahtumanjärjestäjien puolesta. Tällöin Certia Events toimii henkilötietojen käsittelijänä ja järjestäjät rekisterinpitäjinä.

Rekisterissämme voi olla seuraavia asiakkaita, potentiaalisia asiakkaita ja muita sidosryhmiä koskevia tietoja:

• nimi, kieli ja yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• organisaatio ja asema
• organisaation yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite,
• verkkosivuston osoite ja laskutustiedot)
• tiedot toimitettavista/tilatuista palveluista
• asiakassuhteen taso
• yhteyshenkilö Certia Eventsillä
• tiedot tapaamisista, puhelinkeskusteluista ja sähköpostiviestinnästä
• tiedot osallistumisesta tapahtumiin sekä viestintä- ja markkinointitoiminnasta
• henkilötietojen käsittelyperuste
• markkinointia koskeva suostumus/kielto.

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan potentiaalisen asiakas- tai yhteistyösuhteen alkaessa tai potentiaalisen asiakkaan yhteydenottojen perusteella. Saamme tietoja muun muassa sähköpostitse, puhelimitse, verkkolomakkeilla (certiaevents.fi – SSL-suojattu), sosiaalisesta mediasta, henkilökohtaisista tapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakkaat tai yhteistyökumppanit luovuttavat henkilötietojaan meille.

Yhteys- ja asiakastietoja saatetaan kerätä myös markkinoinnin ja viestinnän avulla sekä yleisistä verkkolähteistä.

Suoramarkkinointikieltosi tallennetaan Certia Eventsin järjestelmään, kun ilmoitat siitä meille.

Henkilötietoja käsittelevät Certia Eventsin työntekijät, joilla on pääsy Certia Eventsin asiakas- ja sidosryhmärekisteriin.

Siirrämme ja luovutamme henkilötietoja yhteistyökumppaneille silloin, kun se on tarpeen tehtäviemme suorittamiseksi. Henkilötiedot tallennetaan sähköisessä muodossa Certia Eventsin pilvipalveluihin. Käytämme palveluntarjoajia apuna muun muassa tapahtumaan ilmoittautumisissa, tietojen säilytyksessä (pilvipalvelut), taloushallinnossa, laskutuksessa ja kirjanpidossa. Varmistamme tällöin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Tietoja saatetaan julkistaa Certia Eventsin verkkosivustolla, mikäli siitä on sovittu rekisteröidyn kanssa.

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille muutoin kuin suomalaisten viranomaisten vaatimuksesta.

Certia Events pyrkii käyttämään liiketoiminnassaan palveluntarjoajia ja palveluja, jotka käsittelevät henkilötietoja EU:ssa ja ETA-alueella. Koska Certia Events tekee kansainvälistä yhteistyötä, yhteistyökumppaneinamme saattaa joissakin tapauksissa olla palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen ulkopuolella. Tällaisessa tapauksessa henkilötietojen siirto ja käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen 45 §:n mukaiseen EU -komission vastaavuuspäätökseen, tai muuhun vastaavaan yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiseen hyväksyttyyn siirtoperusteeseen. Certia Events noudattaa EU:n tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä tietosuojan riittävyyttä ja asianmukaisia suojatoimia koskevia vaatimuksia, jotka koskevat henkilötietojen siirtoa EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietoja säilytetään niin kauan kuin sinä, yrityksesi tai organisaatiosi teette yhteistyötä Certia Eventsin kanssa, ja 10 vuotta sen jälkeen.

Henkilötiedot voidaan poistaa pyynnöstäsi tai sopimuksen päätyttyä, ellei Certia Eventsillä ole oikeusperustetta henkilötietojen käsittelyyn. Myös vanhentuneet tai virheelliset tiedot poistetaan.

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, rekisterin käytössä noudatetaan huolellisuutta ja IT-järjestelmiimme tallennettavat tiedot suojataan asianmukaisesti ja vallitsevien käytäntöjen (palomuurit, salasanat) mukaan. Henkilötietoihin on pääsy vain työntekijöillä, joiden työnkuvaan sisältyy henkilötietojen käsittely. Järjestelmissä on eri käyttäjätasot, ja käyttöoikeudet on rajattu siten, että käyttäjillä on pääsy ainoastaan työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin.

Paperimuotoisia tietoja säilytetään lukituissa tiloissa.

Certia Events tarvitsee henkilötietojasi voidakseen pitää yhteyttä sinuun potentiaalisena asiakkaana ja solmia sopimuksen sinun sekä organisaatiosi kanssa.

Sinulla on oikeus vaatia tietojesi poistamista, jos niiden käsittely perustuu suostumukseesi tai tietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, johon ne on alun perin kerätty.

Rekisteröitynä sinulla on oikeus

• peruuttaa suostumuksesi
• pyytää tietoja henkilötietojesi käsittelystä
• saada nähtäväksesi sinua koskevat henkilötiedot
• vaatia virheellisten tietojen oikaisemista
• vaatia henkilötietojesi poistamista
• rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä
• vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
• siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle
• olla joutumatta automaattiseen käsittelyyn perustuvan päätöksen kohteeksi.

Voit myös tehdä valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Tietosuojailmoitustamme päivitetään aika ajoin sen varmistamiseksi, että noudatamme sovellettavaa lainsäädäntöä, tai jos palvelumme tai henkilötietojen käsittelykäytännöt jostain syystä muuttuvat. Ilmoitus on päivitetty viimeksi 24.3.2025.

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä tai muita henkilötietoihisi liittyviä asioita, ota meihin yhteyttä verkkosivustoltamme löytyvällä yhteydenottolomakkeella ja sähköpostitse.